ECM System
Sie möchten wissen, was es mit einem Enterprise Content Management System auf sich hat und wie es funktioniert? Die Suchhelden geben Ihnen die Antwort.
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Gut funktionierende Systeme und Prozesse sind die Grundlage für erfolgreiches Arbeiten in einem Unternehmen. Mit einem ECM System wird die Organisation von Inhalten und Dokumenten innerhalb eines Unternehmens deutlich vereinfacht. Doch was genau ist ein ECM System? Was kann von modernen ECM Systemen erwartet werden? Und welche ECM Systeme sind empfehlenswert? Wir liefern Ihnen die Antworten!
Die Bezeichnung ECM System steht für Enterprise Content Management System. Dahinter verbirgt sich ein System innerhalb eines Unternehmens, mit dem sich die Verwaltung von sämtlichen relevanten Inhalten übersichtlich und möglichst organisiert managen lässt. Mit ECM Systemen soll die Erfassung, die Verwaltung sowie die Speicherung und Aufbewahrung und auch die Bereitstellung verschiedenster Inhalte innerhalb des Unternehmens vereinfacht werden. Zu diesen Inhalten können beispielsweise gehören:
Unterschieden werden kann dabei nach strukturiertem, schwach strukturiertem und unstrukturiertem Content. Ganz gleich, um welche Art von Inhalten es sich handelt, alle können relevant für das eigene Geschäft sein. Aus diesem Grund ist ein systematisch organisiertes Management all dieser Inhalte in jedem Fall sinnvoll.
Ein ECM System besteht meist nicht nur aus einem einzigen Tool oder einer Software. Vielmehr ergibt ein Netzwerk mehrerer Tools und Programme in ihrer reibungslosen Zusammenarbeit ein funktionierendes Enterprise Content Management System.
Stellen Sie sich folgende Situation vor, wie sie sich tagtäglich in unzähligen Unternehmen zuträgt:
Mitarbeiter A erstellt eine Liste mit allen wichtigen Informationen zu einem wichtigen Kunden. Diese Liste wird unter dem Namen „Informationen zu Kunde X“ abgespeichert. Mitarbeiterin B benötigt am folgenden Tag wichtige Informationen zu Kunde X und öffnet daher die am Tag zuvor erstellte Liste nach einer gewissen Zeit des Suchens. In der Zwischenzeit ergänzt und korrigiert Mitarbeiter A die Liste und speichert diese unter dem Namen „Informationen zu Kunde X_bearbeitet“.
Mitarbeiterin B fallen die nicht korrekten Informationen ebenfalls auf. Sie korrigiert diese und speichert die Liste unter dem Namen „Informationen Kunde X_neu“. Möchten nun andere Beschäftigte die Informationen zu Kunde X abrufen, weiß niemand mehr, welches Dokument nun das zu nutzende ist.
Solange sich die Arbeitsplätze von Mitarbeiter A und Mitarbeiterin B in einem kleinen Unternehmen direkt nebeneinander befinden, mag diese Arbeitsweise durch persönlichen Austausch noch halbwegs funktionieren. Spätestens bei größeren Unternehmen oder einer räumlichen Trennung der Beschäftigten tauchen schnell Probleme auf. Mitarbeiterin B aus dem Beispiel greift womöglich auf falsche oder unvollständige Informationen zu dem wichtigen Kunden zurück, wodurch die unternehmensinternen Arbeitsprozesse deutlich behindert und verlangsamt werden können.
Hochgerechnet auf eine deutlich höhere Anzahl an Beschäftigten kann schnell Chaos und Durcheinander entstehen. Mit modernen Enterprise Content Management Systemen kann dies verhindert werden. Sie sorgen dafür, dass unternehmensrelevante Dokumente und Inhalte systematisch abgelegt werden können und für jeden Beschäftigten jederzeit zur Verfügung stehen.
Mithilfe eines ECM Systems lässt sich ein unternehmenseinheitlicher Standard aufbauen, nachdem Dokumente und Inhalte erfasst, verwaltet, bearbeitet, gespeichert und abgelegt werden. Dadurch können Arbeitsweisen unternehmensweit vereinheitlicht und Prozesse effizienter gestaltet werden. Unternehmensinterne Workflows können manuell gesteuert, aber auch automatisiert werden. Beispielhaft könnte der Ablauf eines Workflows innerhalb von ECM Systemen folgendermaßen aussehen:
Auf den ersten Blick könnte angenommen werden, dass sich ein ECM System und ein DMS (Dokumentenmanagement-System) in ihren Funktionen ähnlich sind. Dabei gibt es gravierende Unterschiede zwischen den beiden Systemen. Das ECM System dient der unternehmensweiten Etablierung einheitlicher Prozesse zur Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung sämtlicher unternehmensrelevanter Informationen.
Ein DMS ist hingegen als Teil des gesamten ECM Systems zu sehen. Es handelt sich dabei um eine eigenständige Software, welche zum Management von Dokumenten genutzt wird.
Ein ECM System und dessen Implementierung im Unternehmen soll die internen Prozesse und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens vereinfachen. Um dies gewährleisten zu können, sollte ein gutes ECM System folgende Aufgaben problemlos meistern können:
Damit Dokumente und Inhalte in ECM Systemen verwaltet werden können, müssen diese zunächst erfasst werden. Die Erfassung und der Import digitaler Inhalte können dabei mithilfe des ECM Systems weitestgehend automatisiert werden. Analoge Belege, Rechnungen oder andere Dokumente können gescannt und somit ebenfalls digitalisiert werden.
Auch die Digitalisierung größerer Mengen von analogen Dokumenten ist möglich. So können beispielsweise analog vorhandene Archive digitalisiert werden. Das verringert nicht nur den physischen Platzbedarf für die Archivierung von Dokumenten, es erleichtert auch den Zugang zu den archivierten Informationen.
Die erfassten Dokumente und Inhalte werden anhand zuvor festgelegter Regeln den entsprechenden Gruppen im Unternehmen automatisiert zugeordnet. Auf Grundlage des hinterlegten Berechtigungskonzeptes erhalten die entsprechenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Zugang zu den gespeicherten Informationen. Das Dokumentenmanagement umfasst dabei den vollständigen Lebenszyklus einer Datei.
Durch das notwendige Einchecken am persönlichen Arbeitsplatz eines Bearbeiters oder einer Bearbeiterin wird die doppelte Bearbeitung eines Dokumentes verhindert. Dank einer leistungsstarken Volltextsuche lassen sich Informationen leicht finden. Diese umfasst nicht nur die Dateinamen selbst, sondern auch die Inhalte der jeweiligen Dokumente. Erforderliche Dokumente können so in sekundenschnelle bereitgestellt werden, was die internen Prozesse deutlich beschleunigen kann.
Ein gutes ECM System erlaubt die Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie ein solides Workflow-Management. Die Zeiten, in denen Mitarbeiter für Freigaben von Büro zu Büro laufen oder diese einzeln per E-Mail abfragen mussten, sind damit endgültig vorbei. Zu erledigende Aufgaben werden den betreffenden Mitarbeitern auf Grundlage der hinterlegten Zuständigkeiten automatisch in den Workflow gestellt.
Dabei handelt es sich jedoch nicht um ein geschlossenes System. So lassen sich über zahlreiche Schnittstellen auch weitere Softwarelösungen problemlos anschließen und Daten übergeben. Nahezu alle Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens können so digital abgebildet werden.
Mit einem ECM System müssen Dokumente und Dateien nicht mehr manuell auf Netzwerklaufwerken gespeichert werden. Sie werden über einen Client automatisiert gesichert und abgelegt. Erfordert ein Dokument eine weitere Bearbeitung, so wird es automatisch an den betreffenden Mitarbeiter weitergeleitet. Das System achtet bei der Bearbeitung von Dateien außerdem immer darauf, dass jedes Dokument nur einmal vorhanden ist.
Die intelligente Suchfunktion im ECM System enthält zudem die Möglichkeit, bestimmte Attribute für die Suche festzulegen. So können auch mehrere verschiedene Dateien mit den gleichen Attributen herausgefiltert werden.
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Auch der Bereitstellung von Daten und Dokumenten außerhalb des Unternehmens kommt eine wichtige Rolle zu. Beschäftigte, welche sich außerhalb der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur befinden, also beispielsweise im Homeoffice oder mobil arbeiten, erhalten ebenfalls Zugriff auf alle benötigten Informationen. Außerdem benötigen auch externe Partner wie Lieferanten oder Steuerberater Zugriff auf bestimmte Dokumente.
Um den Arbeitsaufwand so gering wie möglich zu halten, werden diese extern benötigten Dokumente nicht per E-Mail-Anhang oder gar postalisch versendet. Die Bereitstellung der Dokumente und Informationen erfolgt durch das ECM System über einen passwortgeschützten Link.
Dunkle Kellerräume mit riesigen Aktenschränken, in denen sich archivierte Dokumente befinden, gehören mit einem ECM System der Vergangenheit an. Ein digitales Archiv kann mit einem ECM System nahezu automatisch erstellt und verwaltet werden. So lassen sich nicht nur automatisierte Regeln zur Archivierung, sondern auch zur endgültigen Löschung archivierter Dokumente erstellen.
Das garantiert gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen und bietet damit Rechtssicherheit für das Unternehmen. Die archivierten Dokumente werden dank OCR-Erkennung nach vorgegebenen Schlagworten strukturiert, was auch ein späteres Auffinden benötigter Informationen erleichtert.
Ein ECM System kann Unternehmen jeder Größe erhebliche Vorteile bringen. Diese sind in erster Linie:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein ECM-System Unternehmen dabei unterstützt, ihre betriebliche Effizienz zu steigern, Arbeitsprozesse zu optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Durch den erleichterten Zugriff auf relevante Informationen, die Automatisierung von Workflows und die einheitliche Ablage von Dokumenten können Unternehmen ihre Ressourcen effektiver nutzen und schneller auf geschäftliche Anforderungen reagieren. Ein ECM-System ist eine Investition in die Zukunft, die Unternehmen dabei unterstützt, wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Ziele zu erreichen.
Enterprise Content Management Systeme können unterschieden werden nach kommerziellen und Open Source ECM Systemen. Für einzelne Branchen gibt es außerdem spezialisierte Enterprise Content Management Systeme. Diese sind speziell auf die Bedürfnisse und regulatorischen Anforderungen bestimmter Einsatzbereiche ausgelegt.
Unter einem kommerziellen ECM System versteht man entsprechende Software, welche von Unternehmen gegen eine Lizenzgebühr angeboten werden. Oft handelt es sich bei den Anbietern um auf ECM-Technologie spezialisierte Software-Hersteller. Zu den bekanntesten Anbietern und Lösungen für ein ECM System gehören:
Ein ECM System kann auch als freie Software, also als Open Source ECM angeboten werden. Diese können von Unternehmen frei genutzt werden, ohne dass diese dafür Lizenzgebühren entrichten müssen. In vielen Fällen wird solch ein freies ECM System von darauf spezialisierten Systemhäusern angeboten. Diese bieten auf Basis der Open Source Software spezialisierte Dienstleistungen für Unternehmen an. Zu den bekanntesten Open Source ECM Systemen gehören:
Einige Branchen und Einsatzbereiche stellen spezielle Anforderungen an ein ECM System. Genau für diese kann sich ein fachspezifisches Content Management System lohnen. Es berücksichtigt die jeweiligen fachspezifischen und regulatorischen Anforderungen bestimmter Branchen und Einsatzszenarien und kann daher spezifisch in diesen Bereichen zur Optimierung der internen Prozesse eingesetzt werden. Dazu können beispielsweise spezielle Learning Content Management Systeme für den Bildungsbereich oder spezialisierte Healthcare Content Management Systeme für den Gesundheitsbereich gehören.
Die grundlegenden Funktionen eines ECM Systems ähneln sich bei den einzelnen Anbietern. Allerdings gibt es bei genauerer Betrachtung auch Unterschiede. Welches ECM System am besten in einem Unternehmen funktionieren kann, hängt auch von den spezifischen Gegebenheiten und Anforderungen des Unternehmens selbst ab. Die wichtigsten Features der einzelnen Programme haben wir für Sie zusammengestellt:
Storyblok arbeitet als Headless ECM System mit einer hohen Anzahl hilfreicher Features. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
Das seit 2017 am Markt existierende österreichische Unternehmen setzt zudem verstärkt auf den Support und damit auf absolute Zufriedenheit der eigenen Kunden. Die Software ist in drei verschiedenen Editionen erhältlich:
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Die ELO ECM Suite ermöglicht die nahezu komplette Digitalisierung sämtlicher Geschäftsprozesse. Das Programm stellt ein umfassendes ECM System zur Verfügung, welches vollständig ortsunabhängig genutzt werden kann. Dabei lässt es sich nahezu nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen eines Unternehmens einfügen und stellt so einen zentralen Ort aller wichtigen Unternehmensinhalte, Dokumente und Daten dar.
Das ECM System umfasst mehrere Features in nur einem Programm. Dazu gehören insbesondere:
Die ELO ECM Suite wird nicht zu einem festen Preis angeboten. Die in einem Unternehmen benötigten Funktionen können individuell zusammengestellt werden. Nach dieser individuellen Zusammenstellung richtet sich dann der Preis. Dadurch lässt sich ELO als ECM System auch jederzeit bedarfsgerecht erweitern.
Das ECM System Magnolia überzeugt nicht nur mit einem wohlklingenden Namen. Es bietet auch eine Plattform zur effizienten Verwaltung sämtlicher unternehmensinterner Inhalte. Als Headless Content Management System ist Magnolia mit seinen umfangreichen Funktionen insbesondere für den Bereich des E-Commerce geeignet. Zudem bietet es umfangreiche Möglichkeiten zur Personalisierung und Optimierung.
Auch weitere Software von Drittanbietern lässt sich nahtlos mit dem Magnolia ECM System verknüpfen. Die Preisstrategie für die Nutzung von Magnolia richtet sich nach den benötigten Funktionen und wird somit individuell für jedes Unternehmen ausgehandelt.
Das ECM-System Magnolia bietet somit eine leistungsstarke Plattform zur effizienten Verwaltung von unternehmensinternen Inhalten. Unternehmen können individuelle Benutzererlebnisse schaffen, indem sie Inhalte und Funktionen gezielt auf die Bedürfnisse und Vorlieben ihrer Zielgruppe zuschneiden. Dies ermöglicht eine maßgeschneiderte Kundenansprache und fördert die Kundenbindung und Umsatzsteigerung. Die nahtlose Integration mit anderen Softwarelösungen und die flexible Preisgestaltung machen Magnolia zu einer attraktiven Wahl für Unternehmen aller Größenordnungen.
Contentful arbeitet als eine API-first Content-Management-Plattform und bietet damit die ideale Grundlage zur Etablierung eines ECM-Systems im Unternehmen. Den Anbieter zeichnen neben seiner Erfahrung auch die Expertise im Bereich der ECM Systeme aus. Das Programm überzeugt vor allem mit seinem leichten Handling und einer nahezu intuitiven Bedienoberfläche.
Diese macht es auch für nicht IT-affine Beschäftigte einfach, mit dem Programm umzugehen. Eine unternehmensweite Einführung von Contentful als ECM System wird somit erleichtert. Contentful ist in drei unterschiedlichen Preiskategorien zu bekommen:
Auch Contentstack bietet als API-first ECM System umfassende Möglichkeiten, um Inhalte innerhalb des Unternehmens systematisch und einheitlich zu erfassen, zu verwalten, zu bearbeiten und abzulegen. Das ECM System Contentstack wird in drei Preiskategorien angeboten. Das „Start“-Paket kostet 995 Euro pro Monat. Für 4.500 Euro monatlich erhalten Sie das „Grow“-Paket. Im dritten Paket kann je nach gewünschter Skalierung ein individueller Preis festgelegt werden.
Für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen und einer hohen Skalierung kann Contentstack individuelle Preisvereinbarungen treffen. Je nach den gewünschten Funktionen, der Unternehmensgröße und der Skalierbarkeit kann ein maßgeschneiderter Preis festgelegt werden. Dies ermöglicht deinem Unternehmen, genau die Leistungen und Funktionen zu erhalten, die du benötigst, und gleichzeitig ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis zu gewährleisten. Unabhängig von der gewählten Preiskategorie bietet Contentstack eine benutzerfreundliche Oberfläche, eine leistungsstarke Datenverwaltung und eine intuitive Inhaltsbearbeitung. Mit seinen umfangreichen Funktionen und der Möglichkeit zur Integration mit anderen Systemen bietet Contentstack eine umfassende ECM-Lösung für dein Unternehmen.
Auch der Software-Riese SAP bietet mittlerweile ein ECM System in seinem Portfolio an. Dieses wurde zusammen mit dem kanadischen Softwareunternehmen OpenText entwickelt und trägt daher auch den Namen SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText. Mit dem ECM System der beiden Software-Giganten können sämtliche Geschäftsprozesse digitalisiert werden.
Dabei lassen sich Informationen und Inhalte in Echtzeit managen, Dokumente speichern, bearbeiten und verwalten sowie auch Akten digital erfassen, bearbeiten und archivieren. Die prozessorientierte Zusammenarbeit und die Steigerung der Effektivität von Workflows steht dabei im Mittelpunkt. Ein einheitliches Preisgefüge gibt es beim SAP ECM nicht.
Vielmehr räumt der Anbieter potenziellen Kunden die Möglichkeit ein, das gesamte Programm ausgiebig zu testen. Auf dieser Grundlage kann entschieden werden, welche Funktionen im eigenen Unternehmen tatsächlich benötigt werden. Diese können dann individuell zusammengestellt werden und nur für die benötigten Funktionen muss dann bezahlt werden.
Auf dem Großteil der in Unternehmen verwendeten Computer werden Betriebssysteme oder Anwendungen des US-amerikanischen Software-Riesen Microsoft genutzt. Mit der Veröffentlichung von Sharepoint im Jahr 2001 bietet Microsoft auch ein ECM System an. Der große Vorteil hierbei ist, dass die vertrauten Microsoft Office Programme nahtlos in das ECM System integriert werden.
Damit bietet Sharepoint eine zentrale Schnittstelle für die Verwaltung und Organisation von Dokumenten und Informationen innerhalb eines Unternehmens. Gleichzeitig liefert Sharepoint eine perfekte Grundlage für die effektive Zusammenarbeit aller Beschäftigten. Zu den zentralen Funktionen von Microsoft Sharepoint als ECM System gehören:
Microsoft Sharepoint als onlinegestütztes ECM System wird in drei unterschiedlichen Preisplänen angeboten. Diese reichen je nach gewünschtem Funktionsumfang von 4,20 Euro über 8,40 Euro bis hin zu 22,60 Euro pro Benutzer monatlich.
Soll ein ECM System im Unternehmen eingeführt werden, so stehen Sie als Entscheider vor der Qual der Wahl. Damit das passende ECM System für die Anforderungen des eigenen Unternehmens gefunden werden kann, sollten folgende Punkte beachtet werden.
In den meisten Fällen steht vor der Einführung eines ECM Systems in einem Unternehmen ein Kernproblem, welches gelöst werden soll. Das ECM System selbst kann dabei auf vielen Ebenen zur Lösung eines Problems beitragen. Um dieses zu gewährleisten, muss aber zunächst das eigentliche Problem identifiziert werden.
Hilfreich kann es dabei sein, wenn zu Beginn des Prozesses zunächst ein Lastenheft oder zumindest eine Auflistung der vorhandenen Probleme und deren gewünschter Lösungen aufgestellt wird. Nur so können die Lösungen einzelner Anbieter auf der gleichen Grundlage miteinander verglichen werden.
Ein ECM System als alleinige Entscheidung der Geschäftsführung einzuführen ist meist keine gute Idee. Auch andere Entscheidungsträger im Unternehmen sowie die Beschäftigten als spätere Anwender sollten frühzeitig in die Entscheidungsfindung mit einbezogen werden.
Zwar ermöglicht ein ECM System viele neue Möglichkeiten im Hinblick auf Effizienz und Einsparpotenziale, gleichzeitig bringt es aber auch weitreichende Veränderungen für die Anwender mit sich. Damit die gewünschten Verbesserungen erreicht werden können, sollte durch Einbeziehung frühzeitig eine Akzeptanz für das ECM System bei den Anwendern geschaffen werden.
Damit mögliche Stolpersteine frühzeitig erkannt und aus dem Weg geräumt werden können, sollte der Aufwand und der Ablauf der Einführung des ECM Systems im Vorfeld gut geplant werden. Dabei muss auch der zeitliche Aufwand sowie die Investitionsbereitschaft geklärt werden. Der festgelegte Zeitplan und die Erreichung der festgelegten Meilensteine sollten konsequent verfolgt werden.
Bei der Erfassung der Anforderungen an das ECM System sollten vor allem Schnittstellen und externe Anwendungen beachtet werden. Das System bietet die Möglichkeit, auch externe Anwendungen wie beispielsweise DATEV und ähnliche Programme zu integrieren, um die entsprechenden Daten verfügbar zu machen.
Damit ein ECM System umfassend in das eigene Unternehmen integriert werden kann, sollte der Einführungsprozess von erfahrenen Fachleuten begleitet werden. Diese können dank der Durchführung diverser Projekte wertvolle Erfahrungen und Fachwissen beitragen und besitzen gleichzeitig den notwendigen Rundumblick. Dank ihrer Hilfe lässt sich ein ECM System meist deutlich reibungsloser und schneller in ein Unternehmen integrieren.
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Ein Enterprise Content Management (ECM) System ist eine unterstützende Softwareplattform, um Informationen und Dokumente effizient zu verwalten, zu speichern, zu erfassen, zu bewahren und zu liefern. ECM-Systeme erleichtern Organisationen die digitale Transformation, indem sie den Zugriff auf Unternehmensinformationen verbessern und Geschäftsprozesse optimieren.
ECM ist wichtig, weil es Unternehmen hilft, die wachsende Menge an Informationen und Dokumenten zu bewältigen. Durch die Verbesserung der Informationsverwaltung und -zugänglichkeit können Unternehmen effizienter arbeiten, die Compliance sicherstellen und das Risiko von Datenverlust oder -missbrauch minimieren.
Enterprise Content Management ist entscheidend für Organisationen, die ihre Effizienz steigern, die Zusammenarbeit verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen möchten. ECM-Lösungen ermöglichen es, Inhalte zentral zu verwalten und den Mitarbeitern den Zugang zu den benötigten Informationen zur richtigen Zeit zu gewähren.
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