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Wer kennt es nicht? Die Deadline eines Projektes rückt immer näher, und das Chaos scheint seinen Höhepunkt zu erreichen. Doch bevor du im Strudel aus Ressourcen- und Finanzübersichten untergehst, gibt es ein Ass im Ärmel: Fast Tracking. Mit dieser und anderen Methoden, wie beispielsweise dem Crashing, kann der Zeitplan so umstrukturiert werden, dass das Projekt doch noch rechtzeitig über die Ziellinie saust.
Beim Fast Tracking laufen unabhängige Prozesse nicht nacheinander, sondern parallel ab, was nicht nur Zeit, sondern auch Nerven spart. Das Beste daran? Dein Unternehmen braucht kein zusätzliches Budget und keine externen Helferlein. Tauche ein in die Welt des Fast Trackings, entdecke den Unterschied zum Projekt-Crashing und finde heraus, wann eine Kombination beider Ansätze dem Projekt den entscheidenden Boost verleiht.
Fast Tracking kommt ins Spiel, wenn Projektaufgaben Zeitlupe spielen und die Deadline bedrohlich nahe rückt. Hier handelt es sich um eine smarte Methode der Projektzeitplankomprimierung, die im Gegensatz zu anderen Ansätzen einige unschlagbare Vorteile mit sich bringt.
Doch was genau ist Fast Tracking? Während eines Projektes gibt es mehrere Aufgaben – einige davon sind unkritisch, andere befinden sich auf dem sogenannten kritischen Pfad und sollten stets priorisiert werden, da sie aufgrund ihrer Abhängigkeit nacheinander ablaufen müssen und so am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Hier gilt es, andere, unkritische Aufgaben parallel zum kritischen Pfad zu planen, um Zeiteinsparungen möglich zu machen.
Beim Fast Tracking analysiert die Projektmanagerin oder der Projektmanager, welche Prozesse chronologisch unabhängig voneinander sind. Daraufhin wird der Projektzeitplan so umgeplant, dass möglichst viele Aufgaben parallel laufen.
So kann einiges an Zeit gespart werden, um den Abschluss des Projekts pünktlich vor Ablauf der Deadline zu erreichen. Neben der großen Zeitersparnis hat das Fast Tracking weitere Vorteile:
Hört sich gut an? Die Experten der SEO Agentur SUCHHELDEN führen dich durch den Prozess und zeigen dir, wie du mit einem geschärften Zeitplan wichtige Projekte sicher ins Ziel bringst!
Die Uhr tickt und der bisherige Projektzeitplan wirkt wie ein Puzzle mit zu vielen Teilen? Doch bevor der Umfang einzelner Aufgaben reduziert wird und somit möglicherweise die Qualität des gesamten Projekts aufs Spiel gesetzt wird, sollten die Potenziale anderer Methoden zur Zeitplankomprimierung ausgeschöpft werden. Lass uns gemeinsam durch den praktischen Einsatz von Fast Tracking navigieren! Wir zeigen, wie es funktioniert.
Bevor sich in die Änderungen am Projektplan gestürzt wird, sollte stets der Ist-Zustand des Projekts bzw. der einzelnen Teilaufgaben betrachtet werden; welche Prozesse wurden bereits abgeschlossen? Welche Aufgaben werden derzeit erledigt und wie lange braucht es voraussichtlich noch, bis diese fertiggestellt sind? Zudem ist es wichtig, zu erkennen, welche Aufgaben einander bedingen und daher nacheinander abgeschlossen werden müssen. Kennt man den aktuellen Stand sämtlicher für das Projekt notwendiger Prozesse, kann daraufhin der Projektbedarf bestimmt werden. Das Gantt-Diagramm wird dabei zum Kompass, der dir dabei hilft, dich durch die einzelnen Aufgaben zu führen und somit die gesamte Bestimmung des Projektbedarfs erleichtert.
Ein kleines Beispiel: Die Aufgabe zur SEO-Analyse wurde zwei Tage zu spät abgeschlossen, was den Startschuss für die Webdesign Aufgabe ebenfalls etwas später erleben ließ. Zudem kommen auch bei der Aufgabe B (Webdesign) ungeplante Zwischenstopps hinzu, die den gesamten Projektabschluss deutlich nach hinten verschieben. Nachdem der Ist-Zustand des Projekts analysiert wurde, sollte nun der Projektbedarf bestimmt werden. Dabei geht es um die zeitlichen Ressourcen, die durch Methoden der Zeitplankomprimierung wie Fast Tracking wieder auf Kurs gebracht werden müssen. Hierbei sollte möglichst realistisch geplant werden. Zusätzliche Zeitpuffer helfen dabei, weitere unvorhersehbare Verzögerungen abzufedern.
Neben dem zeitlichen Bedarf zur Erreichung des Projektziels können auch zusätzliche Arbeitskräfte als Projektbedarf bestimmt werden. Während zeitliche Ressourcen in X Tagen angegeben werden, ist auch eine konkrete Bedarfsplanung an X Arbeitskräften sinnvoll, um diese vor allem den kritischen Prozessen zuordnen und den kritischen Pfad erfolgreich abschließen zu können. Die Arbeitskräfte können dabei auch aus firmeninternen Umverteilungen kommen, um das Budget im Zaum zu halten.
Der kritische Pfad eines Projekts beschreibt die längste Verkettung an Aufgaben, ohne die ein Projekt nicht abgeschlossen werden kann. Ein bisschen wie eine Perlenschnur, nur dass hier jede Perle zählt. Kommt es bei diesen Prozessen zu Verzögerungen, beeinflusst dies auch den Zeitpunkt des Projektabschlusses. Daher hat die pünktliche Fertigstellung des kritischen Pfads stets die höchste Priorität. Es ist quasi die A-Liga im Projektmanagement.
Auch der kritische Pfad kann im Gantt-Diagramm veranschaulicht und so besser geplant werden. Durch diese Visualisierung können manchmal einzelne Prozesse ins Auge fallen, die nicht zwingend bzw. vollumfänglich mit den davor oder danach geplanten Aufgaben zusammenhängen. Hier eröffnen sich Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten! Somit kommen wir zu Schritt 4.
Um den kritischen Pfad reibungslos abarbeiten zu können, ist es ratsam, unkritische Aufgaben nicht dazwischenzuschieben, die genauso gut parallel zum kritischen Pfad ablaufen könnten. Manchmal entdecken die Projektmanagerinnen und Projektmanager sogar Möglichkeiten, den kritischen Pfad zu verkürzen; dabei stoßen sie auf Aufgaben im kritischen Pfad, die zumindest teilweise schon vor Abschluss einer anderen kritischen Aufgabe begonnen werden können.
Die wahre Meisterschaft zeigt sich jedoch darin, dass möglichst viele unkritische Aufgaben, die nicht voneinander abhängig sind, gleichzeitig ablaufen: Das ist die Essenz des Fast Trackings. Es ist ein bisschen wie das Jonglieren von mehreren Bällen, während man sicher auf dem straffen Seil des kritischen Pfads balanciert. Mit einem gut durchdachten Plan und Übung wird das ,,Jonglieren‘‘ zum Kinderspiel und der Projektfortschritt kann mit hoher Geschwindigkeit vorangetrieben werden.
Nachdem der Projektzeitplan umstrukturiert wurde, um eine Maximalzahl an Prozessen gleichzeitig ablaufen zu lassen, beginnt nun die Phase der fortlaufenden Kontrolle. Hier wird die Projektmanagerin oder der Projektmanager zum wachsamen Hüter des Zeitplans, insbesondere wenn Arbeitskräfte intern umverteilt oder zusätzliche Ressourcen durch Crashing hinzugezogen wurden.
Die Überwachung der Zeitplanung ist kein Einmal-Event, sondern eine laufende Aufgabe des Fast Trackings. Es ist, als würde man das Thermometer im Auge behalten, während das Projekt-Fieber steigt und fällt. Die kontinuierliche Überprüfung der parallel ablaufenden Prozesse und des pünktlichen Abschlusses des kritischen Pfads ist entscheidend, um das Projekt dauerhaft auf Kurs zu halten.
Die Qualität der Ergebnisse und die Leistung der Arbeitskräfte sind ebenso wichtige Indikatoren, die regelmäßig überprüft werden müssen. Eine rechtzeitige Erkennung möglicher Engpässe kann helfen, rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen und das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Hier zeigt sich, dass gute Projektmanagerinnen und Projektmanager oder involvierte Full-Service-Agenturen nicht nur planen, sondern auch flexibel auf Veränderungen reagieren und stets das Projekt im Blick behalten.
Das Gantt-Diagramm stellt ein zentrales Instrument im Projektmanagement dar, das vor allem bei der visuellen Aufbereitung des Zeitplans und bei Methoden wie dem Fast Tracking unverzichtbar wird. Hier eine kurze Übersicht über seine Struktur und Nutzen:
Achsen-Aufteilung:
Aufgaben-Visualisierung:
Fast Tracking Unterstützung:
Übersichtliche Projektstruktur:
In der Regel erleben wir in einem Projekt keine Überlappung der Prozesse. Nur Aufgaben, die völlig unabhängig voneinander realisiert werden können, dürfen gleichzeitig stattfinden, vorausgesetzt, es sind genügend personelle Kapazitäten für Umsetzung und Überwachung vorhanden. Im täglichen Unternehmensrhythmus würde Fast Tracking oft zu hohe planerische Risiken mit sich bringen. Beim Blick auf das Gantt-Diagramm bei einem planmäßigen Projektverlauf entdeckt man auf der x-Achse nur wenige, teils sogar gar keine überlappenden Aufgaben. Alle Prozesse scheinen gemeinsam den kritischen Pfad zu bilden, auf welchem die Aufgaben nacheinander ablaufen, bis das gesamte Projekt den Zielstrich erreicht hat. So können die Erkenntnisse aus vorherigen Prozessen besser in den darauffolgenden Aufgaben integriert werden und die Kontrolle gestaltet sich effizienter. Ratsam ist es ebenfalls sich digitale Helfer, wie Google SGE, Google Bard oder Chat GPT zunutze zu machen.
Das Gantt-Diagramm eines planmäßigen Projektverlaufs kann durch seine gute Veranschaulichung und die zeitliche Einordnung der einzelnen Aufgaben ideal für die Planung der Fast Tracking-Methode genutzt werden. Dabei werden sämtliche Aufgaben gegenübergestellt, um zu schauen, welche Prozesse nicht ohne den vorherigen Abschluss einer anderen Aufgabe begonnen werden können und welche unabhängig voneinander sind.
Werden die voneinander unabhängigen Aufgaben nun zeitgleich in das Gantt-Diagramm eingetragen, entstehen meist mehrere parallel verlaufende Pfade. Der längste Pfad wird dabei als kritischer Pfad bezeichnet.
Zudem kann es sein, dass einige unkritische Aufgaben nicht vollkommen parallel stattfinden, sondern sich nur teilweise überlappen. Das wird besonders deutlich, wenn eine Aufgabe schon teilweise abgeschlossen bzw. gestartet sein muss, um den Start, der anderen zu ermöglichen. Das möchten wir anhand eines Beispiels veranschaulichen:
Für ein Online-Marketing Blog soll ein langer Beitrag über das World Wide Web geschrieben werden. Für die Struktur des Artikels (Aufgabe A) sind 4 Tage eingeplant, das Verfassen der Texte (Aufgabe B) dauert noch einmal 4 Tage. Um die insgesamt 8 Tage zu verkürzen, können sich Aufgabe A und Aufgabe B teilweise überlappen, indem nach 2 Tagen die bereits strukturierte Einleitung sowie das erste Kapitel verschriftlicht werden, während die Strukturierung des restlichen Artikels parallel stattfindet; die Gesamtzeit dieser beiden Aufgaben verkürzt sich auf diese Weise von 8 auf 6 Tage.
Aus dem vorangegangenen SEO Beispiel lässt sich ein Dilemma erkennen: Der Projektzeitplan wird gestrafft, die Aufgaben bleiben jedoch die gleichen. Abhängig von den Personalkapazitäten kann dies für viele Unternehmen zur Herausforderung werden, da das Personal, das zuerst eine und dann die andere Aufgabe erledigt hätte, nun zeitgleich mehrere Aufgaben zugeteilt bekommt. Aus diesem Grund ist es nicht immer möglich, allein auf Fast Tracking zu setzen.
Es gibt verschiedene Methoden zur Zeitplankomprimierung, die oft kombiniert oder hinzugezogen werden, um Fast Tracking überhaupt erst möglich zu machen. Hier ein Überblick über die bekanntesten Methoden und ihre Vor- und Nachteile.
Fast Tracking und Projekt-Crashing werden oft in einem Atemzug genannt, manchmal sogar verwechselt, weil beide Methoden oft kombiniert werden. Doch betrachtet man sie einzeln, haben beide Methoden zur Komprimierung des Projektzeitplans ganz andere Ansätze und Ziele. Während beim Fast Tracking versucht wird, mit vorhandenen Ressourcen auszukommen, werden beim Crashing externe Arbeitskräfte hinzugezogen. Dies bedeutet im Gegensatz zum Fast Tracking oft klare Einbußen in den Finanzen und möglicherweise das Überschreiten des Projekt-Budgets. Der Vorteil am Crashing? Diese Methode erfordert nicht, mehrere Prozesse gleichzeitig ablaufen zu lassen; im Gantt-Diagramm ändert sich also nichts. Das ist gut, denn so können alle im Projekt leichter den Überblick über den Fortschritt und die Qualität der Arbeitsergebnisse behalten. Die Kontrolle der einzelnen Prozesse gestaltet sich beim Crashing leichter, doch die Finanzen können leicht aus dem Ruder laufen. Während beim Fast Tracking maximal die Kosten für Überstunden einzelner interner Arbeitskräfte anfallen, müssen beim Crashing oft mehrere externe Kräfte bezahlt werden. Die Rechnungen für die externen Arbeitskräfte treffen oft erst nach Projektabschluss ein und sorgen am Ende nicht selten für eine deutliche Überschreitung des Gesamtbudgets und für Verärgerung bei Vorgesetzten.
Die Wahl zwischen Fast Tracking und Crashing ist wie die Wahl zwischen einem schnellen Sprint und einer verstärkten Staffel im Projektmanagement-Rennen. Die Antwort darauf ist nicht in Stein gemeißelt, sondern hängt stark von den Zielen des Business ab. Ist das Budget am Limit, rückt Fast Tracking als die Zeit sparende Methode in den Fokus. Ist jedoch noch finanzieller Spielraum vorhanden und das Team schon am Anschlag, könnte das Einbringen externer Ressourcen durch Crashing die nötige Atempause schaffen und die Performance boosten.
Für diejenigen, die den goldenen Mittelweg suchen, könnte eine Kombination aus Projekt-Crashing und Fast Tracking der Schlüssel sein. Wenn einzelne Aufgaben parallel geplant werden, könnte der Bedarf an externen Kräften entstehen, um die Überstunden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu minimieren. Dabei sollten externe Ressourcen eher für weniger kritische Aufgaben eingeplant werden, damit auf dem kritischen Pfad weiterhin die bewährten internen Kräfte wirken.
Kein Budget für das Projekt-Crashing? Dann könnte es an der Zeit sein, die vorhandenen Ressourcen im Unternehmen neu zu bewerten. Durch das Einbinden von Arbeitskräften aus anderen Abteilungen oder das Umschichten von Personal können die vorhandenen Kapazitäten besser genutzt werden. Doch Vorsicht: Jede Verlagerung erfordert eine Einarbeitungsphase, deren Dauer von der Expertise und den Aufgabenbereichen abhängt.
Die Reduzierung des Arbeitsumfangs ist oft das letzte Mittel der Wahl beim Fast Tracking. Es erfordert eine offene Kommunikation mit dem Kunden und kann die Qualität des Projekts beeinträchtigen. Nur die Aufgaben sollten in ihrem Umfang reduziert werden, die am wenigsten zum Gesamtergebnis des Projekts beitragen.
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Erfahrene Führungskräfte setzen in der Regel nicht alles auf eine Karte, um den kritischen Projektabschluss pünktlich zu erreichen. Wie bereits erwähnt, werden besonders häufig Projekt-Crashing und Fast Tracking verbunden und ganz gezielt an den Stellen eingesetzt, wo es nötig ist. Zusätzlich bzw. als Alternative zum Projekt-Crashing könnte dann auch noch eine interne Umverteilung von Arbeitskräften stattfinden.
In unserem Beispiel der journalistischen Kolumne bräuchte es für die Aufbereitung von Snippets, Fotos und Videos Experten; kommt es hier zu Engpässen, wäre die Zuhilfenahme von Crashing-Maßnahmen durch externe Arbeitskräfte hilfreich. Für die Korrektur und das Verfassen des Contents bräuchte es hingegen lediglich eine Person mit guten Rechtschreib- und Grammatikkenntnissen; diese ließe sich ggf. auch innerhalb des Unternehmens finden.
Eine Reduktion des Umfangs einzelner Aufgaben sollte, wenn überhaupt, nur sparsam als Methode der Zeitplankomprimierung eingesetzt werden. In Kombination mit Fast Tracking könnte dies z. B. nötig sein, wenn die Kontrolle und Überwachung bestimmter unkritischer Prozesse ohnehin nicht mehr möglich ist und es dementsprechend besser wäre, die Aufgabe im Umfang zu reduzieren oder sogar ganz zu streichen.
Fast Tracking hat sich als eine geschätzte Methode der Zeitplankomprimierung etabliert, da sie zunächst keine externen Ressourcen erfordert. Mit einem klug ausgetüftelten Plan in den Händen der Projektmanagerin oder des Projektmanagers können Aufgaben effizient und ohne finanzielle oder qualitative Einbußen in einem kompakteren Zeitrahmen bewältigt werden. Doch wie jede Medaille hat auch Fast Tracking seine Kehrseite. Hier noch einmal eine Übersicht über die Nachteile vom Fast Tracking:
Mit diesen Risiken im Gepäck stellt Fast Tracking für viele dennoch das kleinere Übel im Vergleich zu anderen Zeitplanoptimierungsmethoden dar. Daher sollte das Projekt im Idealfall so konzipiert sein, dass keine Zeitplankomprimierungsmethoden nötig werden. Denn eines ist sicher: Entweder das Budget, das Team oder die Qualität des Endprodukts wird darunter leiden.
Gerade bei neuen Kunden oder innovativen Projekten geraten Unternehmen oft ins Straucheln, wenn es um pünktliche Projektabschlüsse geht. Um dieses Szenario zu vermeiden, ist eine realistische Planung mit ausreichenden Zeitpuffern das A und O. Es gibt nicht umsonst professionelle Projektmanagerinnen und Projektmanager, die ihre Expertise in die reibungslose Realisation von Projekten investiert haben. Falls noch niemand dieser Art an Bord ist, könnte der Rat einer Agentur für (Digital) Consulting bei Planungsunsicherheiten Gold wert sein.
Diese Experten tragen dazu bei, ein Projekt pünktlich und in hoher Qualität zu realisieren. Hierbei gibt es eine Vielzahl von Ansätzen – einschließlich der bereits angesprochenen Methode des kritischen Pfads, die eine Aneinanderreihung der wichtigsten Aufgaben beschreibt. Unabhängig von der gewählten Methode ist es entscheidend, alle Aufgaben im Blick zu haben, sie realistisch zu planen und zu kommunizieren, auf Änderungen vorbereitet zu sein und mögliche Probleme strukturiert und nach Bedarf zu lösen. Bei zeitlichen Engpässen bleibt Fast Tracking aber eine gängige Methode.
Der kritische Pfad in einem Projekt ist die längste Verkettung von Aufgaben, weshalb er den Zeitpunkt des Projektabschlusses bestimmt. Er ist wichtig, da Aufgaben auf dem kritischen Pfad priorisiert werden müssen, um das Projekt pünktlich abzuschließen. Andere, unkritische Aufgaben können parallel zum kritischen Pfad stattfinden, um insgesamt Zeit zu sparen.
Das Fast Tracking ermöglicht die Zeitplankomprimierung ohne zusätzliche Kosten, die beispielsweise durch das Hinzuziehen externer Arbeitskräfte entstehen. Das Projekt-Crashing wiederum erfordert stets externe Ressourcen durch Arbeitskräfte oder außerbetriebliche Arbeitsmittel. Dadurch führt Crashing schneller zu einer Überschreitung des Projekt-Budgets.
Das Gantt-Diagramm visualisiert den Projektzeitplan und zeigt auf, welche Aufgaben parallel ablaufen können. Es unterstützt die Planung und Umsetzung des Fast Trackings, indem es die zeitliche Einordnung der Aufgaben erleichtert. Auch bei planmäßigen Projekten, ohne Fast Tracking, wird häufig das Gantt-Diagramm genutzt.
Die Umsetzung von Fast Tracking erfordert mehrere Schritte: Zunächst steht die Analyse des aktuellen Projektstatus an. Es folgt die Bestimmung des Projektbedarfs, bei welcher stets der kritische Pfad priorisiert wird. Zum Schluss werden möglichst viele voneinander unabhängige Aufgaben parallel geplant. Die fortlaufende Kontrolle und Überwachung sämtlicher Prozesse ist beim Fast Tracking überaus wichtig für die Qualitätssicherung.
Eine fortlaufende Kontrolle des Projektzeitplans ist entscheidend, da beim Fast Tracking viele Prozesse parallel ablaufen. Daher ist es wichtig, den Überblick über Arbeitsabläufe und Ergebnisse zu behalten. Die Überwachung sämtlicher Aufgaben hilft dabei, weitere mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen und zusätzliche Lösungen zur Zeitplankomprimierung zu finden. So wird die gleichbleibende Qualität der Arbeit trotz zeitlicher Schwierigkeiten gewährleistet.
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