PDF komprimieren: kostenlos und online

Eine E-Mail kommt zurück, weil der Anhang zu groß ist. Das Bewerbungsportal akzeptiert nur Dateien bis 5 MB. Die Behörde will Unterlagen, aber dein Scan hat 30 MB. In all diesen Fällen musst du die PDF komprimieren.

Der Grund für große PDFs sind fast immer eingebettete Bilder: eingescannte Seiten, Handyfotos von Dokumenten oder hochaufgelöste Grafiken in Präsentationen. Ein einziges Foto kann mehrere MB haben. Reiner Text dagegen braucht kaum Platz – eine PDF mit 50 Seiten Fließtext ist oft nur wenige Hundert KB groß.

Genau hier setzt das Tool an. Es berechnet die Bilder in deiner PDF neu, skaliert sie bei Bedarf herunter und speichert sie effizienter. Text und Vektoren bleiben dabei unangetastet. So kannst du eine PDF verkleinern, ohne dass sie unleserlich wird.

Das Tool bietet vier Stufen. Welche passt, hängt davon ab, wofür du die Datei brauchst:

Beachte bei „Maximal“: Weil jede Seite zu einem Bild wird, kannst du den Text danach nicht mehr markieren, kopieren oder durchsuchen. Für Verträge oder Unterlagen, in denen andere etwas suchen sollen, nimm lieber „Stark“.

Unser Tipp: Starte mit „Empfohlen“. Reicht die Ersparnis nicht, probiere „Stark“. Da alles lokal läuft, kannst du so oft testen, wie du willst.

Viele fragen sich, wie sie eine PDF seriös komprimieren können, ohne vertrauliche Unterlagen fremden Servern anzuvertrauen. Bei diesem Tool stellt sich die Frage nicht: Deine Steuerunterlagen, Arztbriefe oder Gehaltsnachweise verlassen dein Gerät nicht.

Die maximale Dateigröße hängt deshalb nur von deinem Gerät ab. Am Computer sind als Richtwert etwa 200 bis 500 MB möglich, am Smartphone etwas weniger, weil dort weniger Arbeitsspeicher zur Verfügung steht.

Das Tool funktioniert auf jedem Gerät im Browser – ganz ohne Programm oder App.

• ✓iPhone und iPad: Seite in Safari öffnen, auf das Upload-Feld tippen, „Dateien“ wählen und die PDF auswählen. Die komprimierte Datei landet im Ordner „Downloads“ der Dateien-App.
• ✓Android: In Chrome öffnen, PDF aus dem Dateimanager wählen, fertig.
• ✓Mac: PDF aus dem Finder ins Browserfenster ziehen. Am Mac gibt es zwar in der Vorschau unter „Exportieren“ den Quartz-Filter „Dateigröße reduzieren“, der liefert aber oft sehr pixelige Bilder und lässt sich kaum steuern.
• ✓Windows: Windows 10 und 11 haben kein eingebautes Werkzeug, um PDFs zu verkleinern. Der Weg über den Browser ist hier der einfachste.

Wenn du eine PDF maximal komprimieren willst, helfen dir diese Kniffe:

• ✓Schon beim Erstellen sparen: Speicherst du eine PowerPoint-Präsentation oder ein Word-Dokument als PDF, wähle dort die Option für eine kleinere Dateigröße bzw. „Minimale Größe“. Danach komprimierst du die PDF zusätzlich hier.
• ✓Unnötige Seiten entfernen: Leere Seiten oder doppelte Scans kosten Platz. Lösche sie vorher mit PDF-Seiten löschen.
• ✓Bilder vorab verkleinern: Baust du eine PDF aus Fotos, verkleinere die Fotos zuerst mit Bild verkleinern.
• ✓Zusammenfügen, dann komprimieren: Musst du mehrere Dateien einreichen, füge die PDFs zusammen und komprimiere danach einmal das Ergebnis.

Scans von Anfang an klein halten

Die meisten übergroßen PDFs entstehen beim Scannen. Für Briefe, Rechnungen und Formulare reichen in der Regel 150 bis 200 dpi völlig aus. 600 dpi oder mehr erzeugen riesige Dateien, ohne dass man auf dem Bildschirm einen Unterschied sieht. Scannst du reine Textseiten, stell den Scanner außerdem auf Graustufen oder Schwarzweiß statt Farbe. Das spart noch einmal deutlich Platz.

Fotografierst du Dokumente mit dem Handy, lohnt sich ein Blick auf den Ausschnitt: Schneide Tischplatte und Ränder weg, bevor du die Fotos in eine PDF umwandelst. Jede Fläche, die nicht zum Dokument gehört, vergrößert die Datei unnötig.

Manchmal zeigt das Tool nur eine geringe Ersparnis. Das ist kein Fehler, sondern hat meist einen dieser Gründe:

• ✓Reine Text-PDF: Besteht die Datei fast nur aus Text, gibt es kaum Bilder, die sich verkleinern lassen. Solche PDFs sind in der Regel schon sehr klein.
• ✓Bereits komprimiert: Wurde die Datei schon einmal optimiert, ist kaum noch etwas herauszuholen.
• ✓Ergebnis wäre größer: Würde die komprimierte Version größer als das Original, behält das Tool einfach die Originaldatei. Du bekommst also nie eine schlechtere Datei.

Bleibt die Datei trotzdem zu groß, obwohl viele Bilder enthalten sind, probier die nächsthöhere Stufe oder teile das Dokument in mehrere kleinere Dateien auf.

Ob du „PDF verkleinern“, „PDF-Datei verkleinern“, „PDF kleiner machen“ oder „Dateien komprimieren“ suchst – gemeint ist dasselbe: die Dateigröße zu reduzieren. Im Englischen heißt das compress PDF, entsprechende Werkzeuge werden oft PDF Compressor genannt. Mit diesem Tool klappt es kostenlos, online und ohne Upload.