PDF unterschreiben

PDF unterschreiben ohne Drucken und Scannen

Früher hieß unterschreiben: ausdrucken, mit Kuli unterschreiben, einscannen und zurückschicken. Das kostet Zeit, Papier und oft auch Nerven, wenn gerade kein Drucker in der Nähe ist. Mit diesem Tool kannst du ein PDF digital unterschreiben, ganz ohne Papier. Du öffnest das Dokument im Browser, setzt deine Unterschrift an die richtige Stelle und lädst die fertige Datei herunter.

Für die Unterschrift hast du drei Möglichkeiten. Du kannst sie mit der Maus oder am Touchscreen mit dem Finger zeichnen. Du kannst deinen Namen tippen, der dann in einer Schreibschrift dargestellt wird. Oder du lädst ein Foto oder einen Scan deiner echten Unterschrift hoch. Egal welchen Weg du wählst: Die Unterschrift lässt sich danach verschieben und in der Größe anpassen, bis sie genau auf der Linie sitzt.

Unterschrift in PDF einfügen: drei Methoden im Vergleich

Wer regelmäßig Dokumente unterschreibt, fährt mit einem guten Bild der eigenen Unterschrift am besten. Du legst es einmal an und kannst es immer wieder verwenden. Bewahre die Bilddatei aber sicher auf und verschicke sie nicht einzeln, denn wer sie besitzt, kann sie in beliebige Dokumente einsetzen. Ob du nach „PDF signieren“, „PDF-Unterschrift einfügen“, „PDF elektronisch unterschreiben“ oder auf Englisch nach „sign PDF“ suchst: Gemeint ist meist genau dieser Vorgang.

Ist eine so eingefügte Unterschrift rechtsgültig?

Hier lohnt sich ein ehrlicher Blick, denn „digital unterschreiben“ kann Verschiedenes bedeuten. Rechtlich unterscheidet die EU-Verordnung eIDAS drei Stufen der elektronischen Signatur:

Eine mit diesem Tool eingefügte Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur. Sie entspricht in etwa einer eingescannten Unterschrift. Für viele Alltagsdokumente reicht das völlig aus, etwa für Auftragsbestätigungen, Angebote, Einverständniserklärungen, Stundenzettel oder interne Freigaben. Viele Verträge sind in Deutschland auch formfrei gültig.

Nicht ausreichend ist sie aber überall dort, wo das Gesetz die Schriftform verlangt. Die Schriftform erfüllst du nur mit einer eigenhändigen Unterschrift auf Papier oder, wo das Gesetz es zulässt, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Ein Beispiel ist die Kündigung eines Arbeitsvertrags, die auf Papier eigenhändig unterschrieben sein muss. Bist du unsicher, frag beim Empfänger nach, welche Form er akzeptiert. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.

Brauchst du tatsächlich eine qualifizierte elektronische Signatur, etwa für bestimmte Verträge oder Behördenvorgänge, bekommst du sie über zugelassene Vertrauensdiensteanbieter. Dafür ist in der Regel eine Identitätsprüfung nötig, und die Dienste sind häufig kostenpflichtig. Für den Großteil der alltäglichen Unterschriften ist dieser Aufwand aber nicht erforderlich.

PDF ausfüllen und unterschreiben

Oft musst du ein Formular nicht nur unterschreiben, sondern vorher auch ausfüllen. Mit der Textfunktion setzt du Namen, Adresse, Ort und Datum an die passenden Stellen. So bekommst du in einem Durchgang ein vollständig ausgefülltes und unterschriebenes Dokument.

Brauchst du mehr Werkzeuge, etwa zum Markieren, Abdecken oder Einfügen eines Firmenlogos, nutze PDF bearbeiten. Musst du mehrere unterschriebene Seiten zu einem Dokument bündeln, hilft dir PDF zusammenfügen.

Am Handy, iPhone oder mit Stift unterschreiben

Am natürlichsten sieht eine Unterschrift aus, wenn du sie direkt auf einem Touchscreen zeichnest. Öffne diese Seite am iPhone, iPad oder Android-Handy im Browser, wähle die PDF aus deinen Dateien oder E-Mail-Anhängen und unterschreibe mit dem Finger. Mit einem Tablet-Stift wird die Linie noch feiner. Eine App musst du dafür nicht installieren.

Am Computer zeichnest du mit der Maus oder dem Touchpad. Das gelingt nicht immer schön. Eine gute Alternative: Unterschreib einmal mit schwarzem Stift auf weißem Papier, fotografiere die Unterschrift und lade das Bild hoch. Schneide das Foto vorher eng zu, damit kein großer Rand stört. Am besten eignet sich ein PNG mit transparentem Hintergrund, weil die Unterschrift dann ohne weißen Kasten auf der Linie liegt. Den Hintergrund deines Fotos entfernst du bei Bedarf mit Hintergrund entfernen.

Auch Bordmittel können unterschreiben: Die App Vorschau am Mac und die Markierungsfunktion am iPhone bieten eine Unterschriftsfunktion. Unser Tool ist praktisch, wenn du an einem Windows-Rechner oder auf einem fremden Gerät arbeitest.

Tipps für eine saubere Unterschrift

• Zoom beim Platzieren nah heran, damit die Unterschrift genau auf der Linie steht.
• Wähle eine realistische Größe. Eine Unterschrift, die über die halbe Seite geht, wirkt unseriös.
• Setz das Datum neben die Unterschrift, wenn das Formular es verlangt.
• Prüfe vor dem Absenden, ob alle Stellen unterschrieben sind, zum Beispiel bei Verträgen mit mehreren Unterschriftsfeldern.

Datenschutz: deine Unterschrift bleibt bei dir

Eine Unterschrift ist etwas Persönliches, und die Dokumente dazu sind es meist auch. Deshalb verarbeitet dieses Tool alles lokal in deinem Browser. Weder die PDF noch deine Unterschrift werden auf einen Server hochgeladen oder gespeichert.

Beim Weiterschicken solltest du trotzdem aufpassen: Eine unterschriebene PDF kann der Empfänger weitergeben. Schicke unterschriebene Dokumente daher nur an die Personen, für die sie gedacht sind. Für vertrauliche Unterlagen kannst du die fertige Datei zusätzlich mit PDF verschlüsseln per Passwort schützen und das Passwort auf einem anderen Weg mitteilen.